Har du arbejdet i håndværksbranchen i mange år, ved du hvor meget opgavestyring og regnskab fylder. Det kan du effektivisere og minimere, når du starter selv med smart dansk tjeneste i skyen.

Er det nu det skal ske? Du har været i håndværksbranchen i nogle år og nu vil du starte for dig selv. Så ved du forhåbentligt allerede, hvor vigtigt det er, at have styr på både opgaver, fakturering og alt det andet administrative arbejde, der binder din håndværksvirksomhed sammen.

Du har sikkert også oplevet, hvor meget det kan fylde i hverdagen – både for mester og svende. For tit går en stor del af mesters dag med at køre rundt til de pladser, hvor svendene arbejder eller med at snakke i telefon med dem.

Du ved sikkert også, hvor meget tid der går med at registrere timer, materialeforbrug og dokumentere arbejdets udførelse, hvis der er kvalitetssikring hen over leverancen. Især hvis det foregår på papir. Guderne vide hvor meget dobbeltarbejde det giver?

Send opgaver og regnskab i skyen

Når du starter for dig selv, er det nogle af de ting, du helt sikkert gerne vil lave om på. Især hvis du også kan lide, selv at være lidt med i det praktiske håndværksarbejde i hverdagen eller vil have bedre tid til kunderne.

Den gode nyhed er, at det kan du – endda med en helt igennem dansk løsning, der er udviklet af danskere til danske forhold. Det er et system, der hedder E-komplet, der udbydes som en tjeneste i skyen. Det er et skræddersyet system til byggebranchen, der samler alt det, du har brug for, for at kunne drive en håndværksvirksomhed uden en skov af computerprogrammer og en tung administration.

Alt på et sted

Det betyder, at alt hvad du skal gøre, er at købe adgang til dig og dine kommende medarbejdere på tjenestens hjemmeside og så logge på. Så er du i gang! Der er ikke noget, der skal tilpasses eller specialudvikles til dyre konsulentlønninger. Alt er samlet i det samme system og du kan nemt hente priser og materialespecifikationer ind på alle materialer fra de grossister, du bruger.

Der er heller ikke noget der skal installeres – når vi lige ser bort fra en app, der gør det muligt at integrere systemet med kameraet på smartphonen, så du og medarbejderne løbende kan lægge fotodokumentation af arbejdsprocessen på de opgaver, der kører med kvalitetssikring.

Opgavestyring uden tonsvis af møde- og telefonaktivitet

Det allerbedste er de mange lettelser, systemet giver dig i hverdagen. Alt omkring håndteringen af opgaverne sker inde fra systemet. Du opretter opgaven i systemet og indtaster alle detaljer, når opgaven er landet med kunden. Derefter vælger du den eller de medarbejdere, der skal sættes på opgaven, og angiver hvornår de skal starte på den. Så kan de tilgå opgaven og alle detaljer fra deres mobiltelefon, kommentere på den og stille spørgsmål, som du så kan besvare.

Når de starter på opgaven, registrerer de timer og materialeforbrug på opgaven via telefonen. Materialerne vælger de direkte fra jeres leverandørs varekatalog. Så der er ingen, der senere kan blive i tvivl om, hvilken vare det var, der blev brugt. Bestillingen af materialerne kan også foregå elektronisk – hvis leverandøren understøtter det.

Når opgaven er afleveret, kan du fakturere den til kunden i systemet. Alle timer og alle materialer er allerede registreret. Så det er bare at få sendt fakturaen! Det er slut med at fakturaskrivning udvikler sig til noget, der mere minder detektivarbejde end en bogholderiopgave.

Få bedre overblik over din forretning

Ud over en masse tidsbesparelser og nemmere arbejdsgange i hverdagen, får du som mester og ejer også et bedre overblik over din forretning. På hver enkelt opgave kan du gå ind og beregne indtjening og effektivitet og du kan løbende følge med i, hvilke grossister I handler mest hos og hvor meget I handler for. Det sidste er oplysninger, du kan bruge til at forhandle bedre priser hos de enkelte grossister, så du kan øge indtjeningsgraden yderligere på dine opgaver.

Du har også mulighed for at trække alle nøgletal ud af systemet og se nærmere på dem i f.eks. Excel eller et andet regnearksprogram. På den måde kan du altid være oven på din forretning og kan spotte tendenser – eller problemer – længe før de opstår.

NU er det rigtige udgangspunkt

Det er nu, hvor du er ved at starte din forretning op, du skal slå til og indføre opgavestyring og regnskab i skyen. Venter du til senere, bliver det sværere at få indført og du ender med at spilde en masse penge på dyre og mere besværlige løsninger, du alligevel ender med at kassere – endda med glæde, når du først finder ud af, hvor nemt det kan gøres.

Så lov os at du tjekker E-komplet ud, før du starter dit eget håndværksfirma op. Det kan vi så til gengæld love dig, at du ikke kommer til at fortryde!