Der er stor forskel på, hvor meget der gøres ud af kontoret på de enkelte arbejdspladser. Men flere og flere finder ud af, at effektiv indretning kan spare overraskende meget tid i løbet af en arbejdsdag. Det handler for eksempel om møblernes indbyrdes placering og tilgængeligheden af ofte brugte redskaber. Faste indbyrdes aftalte arbejdsrutiner kan også være afgørende for flowet dagen igennem og optimal sikring af data mod både indbrud, brand og andre ulykker.

De små ting tæller mere, end man skulle tro

Udgiften til skriveredskaber, klipsemaskiner og andre selvfølgeligheder er minimal, og derfor er der ingen grund til at spare her. Det er afgørende at tingene virker hver gang, og at friske forsyninger ligger klar på et fast sted.

Et klassisk eksempel er kuglepennen, der er løbet tør for blæk. Der er ikke en frisk inden for rækkevidde, og i den rodede skuffe er der heller ikke umiddelbart nogen at finde. Du har måske en vigtig kunde i røret, og er nødt til at ulejlige en kollega, som dermed må afbrydes i arbejdet. Undersøgelser viser, at det kan tage helt op til 20 minutter at genvinde den fulde koncentration efter en afbrydelse. I dette tænkte eksempel er en simpel kuglepen altså årsag til både irritation for kunden i røret, tabt koncentration for en kollega og en stressfaktor for dig selv.

En anden tilsyneladende lille detalje er lommeregneren, som i visse arbejdsfunktioner er i brug mange gange hver dag. I dag er der regnemaskine på både computeren og telefonen, og mange forfalder til at gribe til disse i stedet for at have et eksemplar stående fast på skrivebordet inden for rækkevidde. Det stjæler vigtige sekunder hver eneste gang, og mange bække små…

Uanset om det handler om regnemaskiner, skriveredskaber eller papirvarer, kan du altid få friske forsyninger fra et af de mange full service firmaer. Et godt eksempel er Just More, som tilbyder hele paletten. Find produkterne her, og få dem leveret til døren.

Faste rutiner med backup og sikring kan være altafgørende

Mange mindre virksomheder har heller ikke faste politikker og rutiner, når det kommer til backup og arkivering af vigtige data og dokumenter. Backup af vigtige data sker måske kun sporadisk og tilfældigt, og vigtige dokumenter arkivers i tilfældigt placerede ringbind, som den enkelte medarbejder skal lede efter, hver gang dokumenterne skal tilgås eller suppleres.

Dels er dette meget ineffektivt, men det er også en farlig vej at gå. Undersøgelser har vist, at lemfældig dokumenthåndtering i danske virksomheder er årsag til overraskende stort tab af data, som senere skal genskabes med store omkostninger til følge. Manglende sikring af data og dokumenter kan også være fatal, hvis der opstår brand eller virksomheden udsættes for indbrud og/eller hærværk.

En klassisk og lavpraktisk løsning på problemet er et pengeskab. Her kan vigtige data, dokumenter og ringbind have deres faste placering, og skabet kan rutinemæssigt lukkes og aflåses efter endt arbejdsdag. Pengeskabe fås i alle størrelser og udformninger, også i brandsikre udgaver. Et bredt sortiment kan du for eksempel se her, hvor Dansk Pengeskabs Industri på hjemmesiden præsenterer produkterne overskueligt med priser og specifikationer.

Prisen på solide pengeskabe er lavere end man skulle tro, så det betaler sig at tænke lidt langsigtet og vælge en størrelse, som også har plads til eventuelle udvidede fremtidige behov. Vælg om muligt en brandsikker type, så virksomheden er dækket ind bedst muligt.